歡迎您使用處長信箱,就本處業務項目或興革事項提出問題或建議。
為妥善處理並迅速回應您的問題及建議,請您在送出信件時檢查您所填寫的電子信箱及聯絡電話是否正確,以便日後能主動提供相關訊息,或與您聯繫。
謹就處長信箱相關使用須知說明如下:
一、如您的信件內容屬與施政無關之意見、情緒批評、惡意攻訐謾罵等,本處將不予處理;另依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」規定,信件內容如有下列情形,本處亦將不予處理:
(一)無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式者。
(二)同一事由,經予適當處理,並已明確答復後,而仍一再陳情者。
(三)非陳情事項之主管機關,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。
二、請確實填寫您的電子信箱,系統將會寄發一封確認信函給您,點來信確認後,系統將會寄發案件編號及安全密碼供您日後查詢案件進度使用。(請注意:若使用免費信箱,確認信函容易被誤判為【垃圾郵件】)。
三、您的資料我們會依「個人資料保護法」相關規定處理;但如果您所陳情、詢問或建議的事項非屬本處權責範圍,本處將轉請權責機關(單位)處理並逕行回復您,因此您的個人基本資料(如姓名、聯絡電話、聯絡地址、電子郵件等),將隨同電子郵件內容一併轉送權責機關(單位)。
四、處長信箱一般之處理時間為3天(不含例假日),3天後若仍未收到相關單位回復,您可來電本處秘書室(聯絡電話:04-22524985分機2916)詢問您的案件受理情形。若案件涉及會勘、調查或請釋等,本處將做初步回復您,後續的查處結果將再回復給您,不需要再重複投信。
處長信箱處理流程
一、本處處長信箱處理流程如附圖。
二、郵件分類如下:
(一)第一類:陳情書、施政諮詢、興革意見、索取可公開之政府資料、非屬本處主管業務。
(二)第二類:不具建設之批評、個人情緒抒發、自我推薦、廣告信件、邀請函、重複信件等。
三、處理時限如下:
(一)第一類:將自本處總收文人員登錄並分信之次日起3天內(不含例假日)答復民眾。
(二)第二類:由總收文人員逕予刪除或分辦秘書室存查結案。
(三)案情複雜之信件,如未能於法定期限內辦結,承辦人員應先行以電子郵件將延長時限理由告知發信人。
四、處理流程說明:
(一)總收文人員每日定時查看信箱郵件,於收到信箱系統所寄有新信件通知時,至信箱系統列印信件。經確認承辦單位後,至信件系統分信並登錄公文系統,且將信件遞送承辦單位處理。
(二)承辦人員依公文處理程序研擬答復內容循程序陳核。
(三)核判後,承辦人員至信箱系統依核定內容進行登錄並回復發信人。